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新上海市档案条例获表决通过,明确电子档案与传统档案具同等效力

档案信息化建设又有新进展。

2021年10月28日,《上海市档案条例(修订草案)》(以下简称《条例》)获上海市人大常委会表决通过。

《条例》对档案馆和单位的档案信息化建设提出明确要求,明确档案开放及审核要求,创新档案利用服务形式,与“一网通办”平台对接,提供线上档案查询利用服务。同时,《条例》明确电子档案与传统载体档案具有同等效力。

2021年1月1日,新修订的《中华人民共和国档案法》正式施行。《条例》是新修订的《中华人民共和国档案法》颁布施行以来,全国范围内第一部全面修订完成的关于档案工作的地方性法规。

据上海市人大常委会法工委主任阎锐介绍,修订后的《条例》共设九章五十七条,分总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、红色档案的保护利用、档案信息化建设、监督检查、法律责任、附则。

《条例》明确坚持中国共产党对档案工作的领导,强调档案工作的政治属性,并明确了各级人民政府的档案工作职责和档案工作的原则,强调了档案在留存城市记忆方面的功能,鼓励和支持档案科研创新,加强宣传教育,推动交流合作,鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。

关于档案机构职责,《条例》明确市档案主管部门主管全市档案工作,负责档案事业的统筹规划和组织协调;市、区档案主管部门依法对本行政区域内的档案工作实行监督和指导。同时,《条例》明确了城乡社区档案工作要求以及单位档案机构、本市国家档案馆和其他档案馆的职责,强化了档案人才培养工作。

档案的管理包括档案的收集、整理、保护、利用等各个业务环节,应确保应当归档的文件材料“应归尽归”“应收尽收”。

为此,《条例》主要作了五方面规定:一是明确单位档案工作责任制、归档要求和档案移交的有关规定;二是鼓励和支持档案馆征集、收购重要珍贵档案,鼓励单位和个人捐献档案资料;三是加强对科技档案、专业档案、重要档案和行政服务中心、社区事务受理服务中心档案的管理;四是明确档案日常保管保护、流转、密级变更和解密等工作要求;五是推动建立档案服务行业组织,加强行业自律和信用体系建设。

“档案工作要由封闭向开放、由重保管向重服务转变,要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息,为经济建设、社会发展服务,这是当前党对档案工作提出的重要要求。”阎锐指出。

为了加强档案利用工作,努力把“档案库”变成“思想库”,《条例》对此作了以下规定:明确档案开放及审核要求,创新档案利用服务形式,与“一网通办”平台对接,提供线上档案查询利用服务;明确单位和个人利用档案要求,维护档案利用和公布活动中相关主体的权利;明确档案原件保护要求,以及政府信息的送交与查阅规定;四是推动长三角档案利用服务合作,推进区域档案利用服务便利化。

“一网通办”、城市数字化转型等工作的深入推进,对档案信息化建设提出了更高要求。为此,《条例》对档案馆和单位的档案信息化建设提出明确要求;明确电子档案管理和移交要求;明确电子档案与传统载体档案具有同等效力,对纳入“一网通办”平台的事项,在办理过程中形成的电子档案实行“单套制”管理;加强传统载体档案数字化工作和数字档案馆(室)建设。

此外,《条例》首创“红色档案的保护利用”专章,明确红色档案的概念和保护利用的基本要求;开展红色档案调查与认定,加强发掘、整理、研究工作,制定分级保护与抢救保护措施;鼓励和支持利用红色档案开展主题教育活动,编辑出版红色档案史料;适时公布红色档案,推动红色档案保护利用的交流合作。

据上海市档案局副局长、一级巡视员蔡纪万介绍,上海市档案局(馆)已将民生档案查询从“全市通办”和“一网通办”推广至“长三角异地通办”,建成市、区两级国家档案馆“数字档案公共查询平台”,汇集开放档案目录100余万条,实现开放档案目录一站查询。

在档案信息化方面,上海市档案局(馆)推动“一网通办”政务服务电子档案“单套制”管理,建成12个数字档案馆和6个数字档案室。同时,上海已启动全市红色档案调查认定工作,加大红色档案抢救修复力度,为珍贵红色档案建立“体检卡”。

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